Pengalaman yang paling berkesan selama tahun pelajaran ini adalah menjalankan tugas sebagai staff tata usaha dalam mengelola administrasi pembayaran SPP berbasis sistem. Pekerjaan ini menjadi bentuk amanah yang menuntut ketelitian, tanggung jawab, dan konsistensi dalam memberikan pelayanan kepada orang tua siswa.
Selama tahun pelajaran ini, saya bertugas mengelola pembayaran SPP baik secara tunai maupun transfer. Setiap transaksi diverifikasi terlebih dahulu sebelum dicatat ke dalam sistem agar data yang tersimpan akurat. Setelah pembayaran dicatat, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada orang tua sebagai bukti pembayaran.
Sistem juga mengirimkan notifikasi tagihan setiap bulan. Namun, sempat terjadi kendala pada pengiriman notifikasi karena adanya pembatasan dari aplikasi WhatsApp, sehingga pengiriman dilakukan secara manual dan bertahap serta tidak selalu dapat dilakukan pada tanggal 1 setiap bulan. Selain itu, setiap tiga bulan dilakukan pengiriman surat tagihan kepada orang tua yang masih memiliki tunggakan.
Menjelang pembagian rapor, dilakukan pengecekan administrasi seluruh siswa. Bagi orang tua yang masih memiliki tunggakan, sekolah menyampaikan surat undangan untuk bertemu dengan Kepala Sekolah sebagai tindak lanjut penyelesaian administrasi sebelum pengambilan rapor.
Pelaksanaan administrasi berbasis sistem membantu menciptakan pencatatan yang lebih tertib dan transparan. Orang tua menerima notifikasi setiap kali pembayaran telah diverifikasi dan dicatat, sehingga status pembayaran dapat diketahui dengan jelas. Meskipun terdapat kendala teknis dalam pengiriman notifikasi, proses administrasi tetap dapat berjalan melalui penyesuaian secara manual dan bertahap.
Saya menyadari bahwa tugas sebagai staff tata usaha bukan hanya pekerjaan administrasi, tetapi juga amanah yang harus dijaga dengan ketelitian dan kejujuran. Komunikasi yang baik serta kemampuan beradaptasi terhadap kendala teknis menjadi hal penting dalam mendukung kelancaran pelayanan.
Saya berharap ke depan sistem pembayaran SPP dapat semakin mudah, praktis, dan terintegrasi sehingga orang tua dapat dengan mudah mengecek tagihan, melakukan pembayaran, serta memantau riwayat transaksi secara mandiri. Dengan sistem yang lebih baik, pelayanan administrasi diharapkan menjadi lebih efisien, transparan, dan semakin meningkatkan kepercayaan antara sekolah dan orang tua.
*Catatan ini ditulis oleh Petugas Tata Usaha, Nunik Susiyanti.
